TeamHUB neben Microsoft 365
Sie zahlen Microsoft — und die Arbeit dazwischen machen Ihre Leute.
Outlook ist voll, Teams ist laut, SharePoint ist ein Laufwerk mit anderem Namen. Was fehlt, ist der Vorgang: die Aufgabe am Kontakt, die Frist, die Akte. TeamHUB liefert genau das — und lässt Ihre Postfächer und Kalender laufen, wo sie sind.
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Vier Szenen aus einer ganz normalen Woche
Die Mail von Dienstag
Ein Kunde schreibt um 9:12 Uhr eine Reklamation. Die Mail wird gelesen, geflaggt, weitergeleitet — und am Donnerstag fragt er nach, warum sich niemand meldet. Ergebnis: ein verärgerter Kunde und kein Vorgang.
Die Suche nach dem Stand
„Wie stehen wir bei Firma Berger?“ — die Antwort liegt in drei Postfächern, zwei Teams-Kanälen und einem SharePoint-Ordner. Wer sie zusammenträgt, ist eine halbe Stunde beschäftigt. Ergebnis: Der Stand ist eine Rekonstruktion, kein Wissen.
Die Frist, die niemandem gehört
Der Abgabetermin steht im Kalender eines Mitarbeiters. Der ist diese Woche krank. Ergebnis: Die Frist verstreicht — und niemand hat es kommen sehen.
Der Kollege als Datenbank
Neue Kollegin, dritte Woche. Auf die Frage, wo etwas zu Firma Berger liegt, lautet die Antwort: „Frag Herrn Weber.“ Ergebnis: Ihr CRM heißt Weber und hat 30 Tage Urlaub im Jahr.
Die Kette
Aus der Outlook-Mail wird der Vorgang — und niemand zieht um
Die Mail kommt an wie immer
Ihr Postfach bleibt Ihr Postfach: Microsoft 365 wird angebunden, nicht abgelöst. Die Mail von 9:12 Uhr liegt in Outlook — und gleichzeitig in TeamHUB, am richtigen Kontakt.
Der Kontakt ist derselbe
Der Absender ist kein neuer Datensatz, sondern derselbe Kontakt, der auch am Anruf, an der Akte und an der Rechnung hängt. Eine Datenbasis über 24 Module — nichts wird doppelt gepflegt.
Aus der Mail wird die Aufgabe
Aus der Reklamation wird eine Aufgabe mit Frist am Kontakt Berger — zuständig, terminiert, für alle Berechtigten sichtbar. Fällt der Bearbeiter aus, sieht es der Nächste. Ergebnis: Die Frist gehört dem Vorgang, nicht einem einzelnen Kalender.
Der Termin kennt die Akte
Wer den Termin öffnet, sieht den Vorgang dahinter: Schriftwechsel, Aufgaben, Dokumente. Der Kalender läuft weiter in Microsoft 365 — TeamHUB hängt die Akte daran. Ergebnis: „Wie stehen wir bei Berger?“ kostet einen Griff, keine halbe Stunde.
Microsoft 365 ergänzen statt ersetzen: der Vorgang, der fehlt
Microsoft 365 ist gute Software. Outlook stellt zu, Teams verbindet, SharePoint speichert — dagegen ist nichts zu sagen, und deshalb sagen wir es auch nicht. Was Microsoft 365 nicht ist: ein CRM, eine Vorgangsverwaltung, ein Fristensystem. Die Arbeit zwischen den Werkzeugen — Mail lesen, Zuständigen finden, Aufgabe anlegen, Frist überwachen, Akte führen — macht in den meisten Betrieben weiterhin der Mensch, und zwar aus dem Kopf. Rechnen Sie selbst: Wie viele Stunden pro Woche gehen bei Ihnen für Suchen, Zusammentragen und Nachfassen drauf — ist es am Ende 1 von 5 Arbeitstagen?
Wie die Anbindung funktioniert
TeamHUB bindet Microsoft 365 an: Postfächer und Kalender laufen weiter, wo sie sind. TeamHUB ordnet zu — jede Mail landet am Kontakt, jeder Termin kennt seinen Vorgang. Wer in Outlook weiterarbeiten will, arbeitet in Outlook weiter. Wer den Zusammenhang sehen will, öffnet ihn in TeamHUB: E-Mail und Postfach sind dort dieselben Daten, nur mit Vorgang daran.
Was TeamHUB dazustellt
Den Kontakt, an dem alles hängt: Anruf, Aufgabe, Akte, Rechnung — eine Datenbasis über 24 Module. Aufgaben mit Frist, die dem Vorgang gehören und nicht dem Kalender eines Einzelnen. Ein Dokumentenarchiv, das Fragen mit Fundstelle beantwortet — Dokument und Wortlaut, unter Beachtung der Berechtigungen. Und wenn niemand ans Telefon kann, nimmt die Telefon-KI an, notiert das Anliegen und legt die Aufgabe mit Frist am richtigen Kontakt an.
Was TeamHUB nicht tut
TeamHUB ersetzt weder Microsoft 365 noch Ihre Fachsoftware. Es migriert keine Postfächer, es reißt keine Kalender heraus, und es verlangt nicht, dass Ihre Leute ein neues Mailprogramm lernen. TeamHUB arbeitet bewusst neben dem Bestand — Sie müssen nichts wegwerfen. Die Bilanz dieser Rechnung: null gekündigte Microsoft-Lizenzen, ein Vorgang, der endlich existiert.
Die Eckdaten
Was Sie festmachen können
„Wir haben schon Software gekauft, die keiner benutzt.“
Wir kennen den Satz — nach 20 Jahren im IT-Systemhaus haben wir die Regale gesehen, in denen solche Lizenzen liegen. Deshalb ist TeamHUB so gebaut, dass es nichts zu lernen und nichts zu pflegen gibt: Die Mail kommt ohnehin an, der Anruf kommt ohnehin rein, der Termin steht ohnehin im Kalender. TeamHUB hängt den Vorgang daran — mitten im Ablauf, den Ihre Leute ohnehin bearbeiten. Wer nichts ändern muss, kann auch nichts liegen lassen.
Und zu Ihren Daten ein Satz ohne Siegel: Die Sprachmodelle laufen in den eigenen Rechenzentren der TeamHUB GmbH in Reutlingen und Altenriet in Deutschland — im Code steht kein einziger Aufruf an OpenAI, Anthropic oder Google. Kein Wort verlässt Ihr Haus. Ihre Mails, Ihre Kontakte, Ihre Akten bleiben, wo sie hingehören. Und Token-Limits gibt es dabei: null.
Fragen, die uns Geschäftsführer stellen
Müssen wir Microsoft 365 kündigen, wenn wir TeamHUB einführen?
Nein. TeamHUB ist bewusst additiv gebaut: Microsoft 365 wird angebunden, nicht abgelöst. Postfächer und Kalender laufen weiter wie bisher. TeamHUB ergänzt, was fehlt — den Vorgang am Kontakt, die Aufgabe, die Frist. Es gibt keinen Stichtag, an dem etwas abgeschaltet würde, und keine Migration, die schiefgehen könnte. Gekündigt wird bei Microsoft: nichts.
Was passiert mit Outlook und Teams?
Beides bleibt. Wer gern in Outlook arbeitet, arbeitet weiter in Outlook — TeamHUB liest die angebundenen Postfächer mit und hängt jede Mail an den richtigen Kontakt. Teams bleibt Ihr Besprechungswerkzeug. Was sich ändert, ist nicht das Werkzeug, sondern das Ergebnis: Aus der geflaggten Mail wird eine Aufgabe mit Frist, die auch dann jemand sieht, wenn der Bearbeiter ausfällt.
Müssen wir Daten dann doppelt pflegen?
Nein — genau das soll aufhören. TeamHUB führt eine Datenbasis über 24 Module: Der Kontakt aus der Mail ist derselbe am Anruf, an der Aufgabe, an der Akte, an der Rechnung. Was aus Microsoft 365 hereinkommt, wird zugeordnet statt abgetippt. Eine ehrliche Grenze: Ihre Fachsoftware bleibt eigenständig — TeamHUB arbeitet neben ihr, nicht in ihr.
Wie kommt unser Bestand nach TeamHUB?
Über die Anbindung: Microsoft 365 wird verbunden, Mails und Termine werden ihren Kontakten zugeordnet. Wie das mit Ihren Daten konkret aussieht, zeigen wir im Vorstellungsgespräch — 45 Minuten, in denen wir einen echten Vorgang aus Ihrem Haus live in TeamHUB nachbauen. Sie sehen Ihren eigenen Fall, nicht unsere Vorführdaten.
Für wen lohnt sich TeamHUB als Ergänzung zu Microsoft 365?
Für Betriebe, in denen die Arbeit zwischen Outlook, Teams und SharePoint per Zuruf läuft: Reklamationen als geflaggte Mails, Fristen im Kopf einzelner Mitarbeiter. Wer dagegen bereits ein gepflegtes CRM mit Vorgängen und Fristen hat, braucht uns dafür nicht — das sagen wir dann auch. Das Risiko bleibt in jedem Fall klein: monatlich kündbar, Kündigungsfrist 1 Monat.
Sehen statt lesen
Ein ganzer Arbeitstag, in vierzig Sekunden
Sechs Momente aus einem normalen Dienstag — die E-Mail wird zur Aufgabe, das Diktat zum Protokoll, die KI nennt die Fundstelle, die Rechnung legt sich selbst ab. Alles läuft von selbst, mit echten Ausschnitten aus dem System.
Der nächste Schritt
Welcher Vorgang bleibt bei Ihnen gerade zwischen Outlook und Teams liegen?
Bringen Sie genau diesen Fall mit ins Vorstellungsgespräch: 45 Minuten, und wir bauen ihn live in TeamHUB nach — mit Ihrem Microsoft 365 daneben, nicht dagegen.
Vorstellungsgespräch vereinbarenOder rufen Sie direkt an: +49 7127 930 34 48 — MyKI nimmt ab, rund um die Uhr. Keine Warteschleife, kein Tastenmenü.