Dokumente & Fristen
Freitag, 16:40 Uhr. Der Steuerberater braucht den Vertrag.
Sie wissen, dass er existiert. Aber liegt er im Postfach, auf dem Netzlaufwerk oder im Ordner „Verträge_alt_final“? Und die Kündigungsfrist, die darin steht, kennt genau eine Person im Haus — aus dem Kopf.
Vorstellungsgespräch vereinbarenKennen Sie diese Momente?
Drei Situationen, die Geld kosten — jede Woche
Das Dokument, das niemand findet
Der Vertrag existiert — als „Scan_final_2.pdf“ im Postfach eines Kollegen, der im Urlaub ist. Nach einer Stunde Suchen ruft ihn jemand an. Ergebnis: zwei Menschen beschäftigt, ein Steuerberater wartet, ein Feierabend angebrochen.
Die Frist, die nur eine Person kennt
Der Wartungsvertrag verlängert sich automatisch. Die Kündigungsfrist stand nirgends — sie war im Kopf der Kollegin, die gerade in Elternzeit ist. Ergebnis: ein weiteres Jahr Laufzeit für einen Vertrag, den niemand mehr wollte.
Die Haftung beim Versäumnis
Gewährleistung, Aufbewahrungspflichten, Betriebsprüfung: Fehlt das Dokument im entscheidenden Moment, haftet nicht der Ordner — sondern die Geschäftsführung. Ergebnis: Das Risiko liegt genau dort, wo Sie sitzen.
Rechnen Sie selbst
Nehmen Sie an, jede Ihrer Fachkräfte verliert täglich anderthalb Stunden mit Suchen, Nachfragen und erneutem Ablegen — quer durch Postfach, Netzlaufwerk und Papierordner. Das ist 1 von 5 Arbeitstagen. Pro Person, jede Woche. Nicht weil jemand langsam arbeitet — sondern weil das Wissen in Ablagen liegt, die keine Fragen beantworten.
So funktioniert es mit TeamHUB
Von der Frage zur Fundstelle
Sie fragen in normalem Deutsch
„Wie lang ist die Kündigungsfrist im Wartungsvertrag mit Berger?“ — getippt wie eine Nachricht an einen Kollegen, der alles gelesen hat.
Die Antwort kommt mit Fundstelle
Arc antwortet mit dem Satz aus dem Vertrag: Wortlaut, Dokument, Stelle. Keine Trefferliste zum Durchklicken — eine belegte Antwort.
Die Frist wird eine Aufgabe
Aus der Kündigungsfrist wird eine Aufgabe mit Datum und Zuständigem — verknüpft mit dem Kontakt und dem Dokument. Sie liegt nicht mehr im Kopf einer Person, sondern in einem System, das erinnert.
Der Nachweis bleibt
Jedes Dokument liegt revisionssicher und DSGVO-konform. Bei der Prüfung suchen Sie nicht — Sie zeigen. Ergebnis: Der Freitag um 16:40 Uhr ist eine Frage, keine Suchaktion.
Dokumentenmanagement, das Fragen beantwortet — nicht Dateien lagert
Ein Netzlaufwerk, ein klassisches DMS, SharePoint: Alle drei lagern Dateien. Das Finden bleibt Aufgabe des Menschen — über Dateinamen, Ordnerdisziplin und die Hoffnung, dass der Kollege damals so abgelegt hat, wie man heute suchen würde. Arc, das Dokumentenarchiv in TeamHUB, dreht das um: Sie stellen eine Frage und bekommen eine Antwort mit Fundstelle — das Dokument und den Wortlaut der Stelle, auf die sich die Antwort stützt.
Berechtigungen gelten auch für die KI
Arc zeigt nur, was der Fragende selbst öffnen dürfte. Fragt jemand nach Unterlagen, für die er keine Berechtigung hat — oder gibt es schlicht kein passendes Dokument —, dann sagt die KI genau das, statt zu raten. Personalakten bleiben Personalakten, Gehaltsunterlagen bleiben bei der Geschäftsführung. Das ist der Unterschied zwischen einer Suchmaschine und einem Archiv, dem man vertrauen kann.
Fristen werden Aufgaben mit Zuständigkeit
Steht im Vertrag eine Kündigungsfrist, wird daraus eine Aufgabe mit Datum und Zuständigem — verknüpft mit dem Kontakt und dem Dokument. Denn TeamHUB hat eine Datenbasis: Der Kontakt aus dem Anruf ist derselbe wie in Aufgabe, Akte und Rechnung. Wiederkehrende Abläufe rund um Dokumente — etwa dass jede neue Eingangsrechnung eine Prüfaufgabe anlegt — beschreiben Sie MyKI in einem Satz — die KI baut sie völlig automatisch, ohne eine Zeile Code: Automatisierung ohne Programmierung.
Was Arc nicht ist
TeamHUB arbeitet neben Ihrer Fachsoftware, nicht statt ihr. Das Archiv Ihres Steuerberaters, das Zeichnungsverzeichnis der Konstruktion — die bleiben, was sie sind. Arc ist das Gedächtnis für alles dazwischen: Verträge, Angebote, Schriftverkehr, Protokolle, Nachweise. Microsoft 365 lässt sich anbinden, und Arc ist eines von 24 Modulen — derselbe Assistent beantwortet Fragen auch über Dokumente hinaus: KI-Assistent im Unternehmen.
Das Ergebnis in einem Satz: Die Antwort auf „Wo steht das?“ dauert so lange wie das Tippen der Frage.
Die Rahmendaten
Zahlen, an denen Sie uns messen können
„Wir haben schon einmal Software gekauft, die keiner benutzt“
Das ist die häufigste Sorge in unseren Vorstellungsgesprächen — und sie ist berechtigt. Deshalb ist Arc so gebaut, dass niemand etwas Neues lernen oder pflegen muss: keine Verschlagwortung, keine Pflichtfelder, kein zweites System, das parallel gefüttert werden will. Das Ablegen passiert in dem Vorgang, den Ihre Leute ohnehin bearbeiten — der Vertrag kommt mit der E-Mail, der Scan aus dem Kopierer, das Protokoll aus dem Diktat. Die KI liest den Inhalt, nicht das Etikett. Aus demselben Grund funktioniert auch der KI-Mitarbeiter am Telefon: Der Anruf kommt herein, die Aufgabe steht am Kontakt — niemand musste dafür ein System bedienen.
Und die Frage, die danach kommt: „Wo laufen die Daten hin?“ Nirgendwohin. Das Sprachmodell läuft in unseren eigenen Rechenzentren in Deutschland — im Code gibt es keinen Aufruf an OpenAI, Anthropic oder Google. Kein Wort verlässt Ihr Haus. Und weil es keine Token-Limits gibt, darf jeder im Team so viel fragen, wie er will — die zehnte Frage am Tag ist so selbstverständlich wie die erste.
Fragen, die uns Geschäftsführer zuerst stellen
Was unterscheidet das von einem Netzlaufwerk oder SharePoint?
Ein Netzlaufwerk lagert Dateien — finden müssen Sie selbst, über Dateinamen und Ordnerdisziplin. Arc beantwortet Fragen: Sie tippen „Wie lang ist die Kündigungsfrist im Vertrag mit X?“ und bekommen die Antwort samt Dokument und Wortlaut. Und wenn nichts Passendes da ist, sagt Arc genau das — statt Ihnen zweihundert Treffer zum Durchklicken auszuwerfen.
Muss jemand alle Dokumente verschlagworten?
Nein. Die KI liest den Inhalt der Dokumente selbst — Verschlagwortung, Pflichtfelder oder ein Ablage-Regelwerk braucht es dafür nicht. Was wir im Einstieg gemeinsam anlegen, ist eine Grundstruktur aus Archiven und Berechtigungen, damit von Anfang an klar ist, wer was sehen darf. Danach heißt Ablegen: Dokument hinein, fertig.
Wer darf welche Dokumente und Antworten sehen?
Berechtigungen gelten auch für die KI-Antwort. Arc zeigt nur Inhalte, die der Fragende selbst öffnen dürfte — wer nach der Personalakte eines Kollegen fragt, bekommt sie nicht zu sehen. Findet die KI nichts oder darf sie nichts zeigen, sagt sie das offen, statt eine Antwort zu erfinden. So bleibt Vertrauliches vertraulich, auch mit KI im Haus.
Was passiert mit Papier und alten Scans?
Gescannte Dokumente werden genauso gelesen und beantwortet wie digital entstandene. Der Altbestand muss dabei nicht am ersten Tag vollständig sein: Starten Sie mit den laufenden Vorgängen und holen Sie die Ordner nach und nach hinein. Arc wird mit jedem Dokument nützlicher — es gibt keine Schwelle, ab der es erst funktioniert.
Ist die Ablage revisionssicher?
Ja. Arc ist revisionssicher: Was abgelegt ist, lässt sich nicht spurlos verändern oder entfernen — bei einer Prüfung zeigen Sie den Stand, statt ihn zu rekonstruieren. Wer darüber hinaus eigene Prozesse revisionssicher abbilden will, etwa eine Reisekostenabrechnung oder ein Vertragsmanagement, baut sie in TeamHUB als eigene Business-App — GoBD-revisionssicher, ohne Programmierung.
Sehen statt lesen
Ein ganzer Arbeitstag, in vierzig Sekunden
Sechs Momente aus einem normalen Dienstag — die E-Mail wird zur Aufgabe, das Diktat zum Protokoll, die KI nennt die Fundstelle, die Rechnung legt sich selbst ab. Alles läuft von selbst, mit echten Ausschnitten aus dem System.
45 Minuten, Ihr Vorgang
Welcher Vertrag verlängert sich bei Ihnen gerade unbemerkt?
Im Vorstellungsgespräch bauen wir in 45 Minuten Ihren echten Vorgang live nach — kein Foliensatz. Bringen Sie den Vertrag mit, den zuletzt niemand gefunden hat: Am Ende stellen Sie ihm die erste Frage selbst.
Vorstellungsgespräch vereinbarenOder rufen Sie direkt an: +49 7127 930 34 48 — MyKI nimmt ab, rund um die Uhr. Keine Warteschleife, kein Tastenmenü.