Aufgaben & Projekte
Ihre Firma organisiert sich per Zuruf — und Sie sind die Erinnerungsmaschine.
„Wer macht was bis wann?“ ist bei Ihnen Chefsache: Zuständigkeit lebt in CC-Mails, Fristen leben in Ihrem Kopf. Das trägt eine Weile — und bricht beim Wachsen. TeamHUB dreht es um: Aufgaben entstehen von selbst aus Anruf, E-Mail und Diktat, mit Frist am richtigen Kontakt.
Vorstellungsgespräch vereinbarenKommt Ihnen bekannt vor?
Vier Szenen aus einer Firma, die per Zuruf läuft
Die CC-Mail als Auftragsbuch
„Kannst du dich drum kümmern?“ steht in einer Mail mit vier Empfängern im CC. Drei Wochen später fragt der Kunde nach — jeder dachte, ein anderer übernimmt. Der Auftrag ist weg, und niemand hat je Nein gesagt.
Der Chef als Erinnerungsmaschine
Montag, 7:40 Uhr: Sie gehen im Kopf durch, wer woran hängt, und schreiben die erste „Denkst du an…?“-Nachricht. Nicht, weil Ihre Leute schlecht arbeiten — sondern weil das Wissen über Fristen nur bei Ihnen liegt. Nächsten Montag beginnt es von vorn.
Das Meeting als Statusbericht
Um zu wissen, wo die Projekte stehen, setzen Sie eine Runde an, in der reihum berichtet wird. Am Ende steht Kalenderzeit für Informationen, die längst da waren — nur in sieben Köpfen statt an einem Ort.
Das Board, das keiner pflegt
Ein Aufgaben-Tool hatten Sie schon: Zwei Wochen war es aktuell, dann pflegte es niemand mehr, weil jede Karte Handarbeit war. Heute ist es ein Friedhof aus Karten von damals — und die Arbeit läuft wieder per Zuruf.
So funktioniert es
Die Kette: vom Ereignis zur erledigten Aufgabe
Etwas passiert
Ein Kunde ruft an, alle sind im Termin. Die Telefon-KI nimmt an, notiert das Anliegen — und legt daraus eine Aufgabe an. Genauso entstehen Aufgaben aus E-Mails, aus Diktaten nach dem Termin und aus Formularen. Niemand tippt eine Karte.
Die Aufgabe sitzt am richtigen Ort
Sie landet nicht in einem Posteingang, sondern am Kontakt, um den es geht — mit Frist und Verantwortlichem. Wer sie öffnet, sieht Anruf, Mail und Akte daneben: eine Datenbasis, kein Suchen.
Das System erinnert
Rückt die Frist näher, meldet sich TeamHUB beim Verantwortlichen — nicht Sie. Die „Denkst du an…?“-Nachricht schreibt ab jetzt das System. Ihr Montagmorgen gehört wieder der Führung.
Sie sehen den Stand
Boards zeigen offen, in Arbeit, erledigt — pro Projekt, pro Person, pro Kunde. Der Statusbericht ist ein Blick, kein Termin im Kalender.
Aufgabenverwaltung, die aus der Arbeit entsteht — nicht neben ihr
Der Unterschied zu klassischen Aufgaben-Tools liegt nicht in den Boards — Boards, Fristen und Zuständigkeiten hat TeamHUB auch. Der Unterschied ist die Entstehung. In klassischen Tools ist jede Aufgabe Handarbeit: Jemand muss sie anlegen, zuordnen, terminieren und aktuell halten. Genau daran sterben diese Tools im Alltag. In TeamHUB entsteht die Aufgabe aus dem Vorgang selbst.
Vier Wege, ganz konkret:
- Aus dem Anruf: Der KI-Telefonassistent nimmt an, wenn niemand kann, notiert das Anliegen und legt die Aufgabe mit Frist am richtigen Kontakt an — samt vorbereitetem Antwortentwurf.
- Aus der E-Mail: Aus einer Kundenmail im Postfach wird eine Aufgabe am Kontakt — statt einer Weiterleitung mit „Kannst du mal?“.
- Aus dem Diktat: Nach dem Vor-Ort-Termin sprechen Sie ins Handy. TeamHUB macht daraus ein Protokoll und eine Aufgabenliste.
- Aus dem Formular: Eine Anfrage über die Website oder ein internes Formular erzeugt den Vorgang samt Aufgabe — ohne Abtippen.
Und weil Aufgaben eines von 24 Modulen auf einer Datenbasis sind, kennt jede Aufgabe ihren Zusammenhang: Der Kontakt aus dem Anruf ist derselbe in der Aufgabe, der Akte und der Rechnung. Wer eine Aufgabe öffnet, muss nichts zusammensuchen — Anruf, Mail und Dokumente hängen bereits daran.
Was TeamHUB ersetzt: die CC-Mail als Auftragsbuch, den Zettel am Monitor, das Erinnerungs-Pingpong und die Statusrunde. Was es nicht ersetzt: Ihre Fachsoftware — TeamHUB arbeitet daneben, nicht statt ihr, und Microsoft 365 lässt sich anbinden. Und es ersetzt keine Führung: Was wichtig ist und was warten kann, entscheiden weiterhin Sie — nur müssen Sie es nicht mehr hinterhertragen.
Rechnen Sie selbst: Addieren Sie, was bei Ihnen pro Woche in Nachfragen, Erinnern, Suchen und Statusrunden fließt. Kommt dabei ein Arbeitstag von fünf zusammen, wissen Sie, was auf dem Spiel steht — pro Person.
Nüchtern betrachtet
Die Zahlen, die Sie prüfen können
„Wir haben schon mal ein Tool eingeführt. Es benutzt keiner.“
Diese Erfahrung haben viele Geschäftsführer gemacht, und sie ist der Grund, warum TeamHUB von Ihren Leuten nichts verlangt: nichts zu lernen, nichts zu pflegen, keine Disziplin-Kampagne. Die Aufgabe entsteht in dem Vorgang, den ohnehin jemand bearbeitet — der Anruf wird angenommen, die Mail beantwortet, das Diktat gesprochen. Das Board füllt sich, weil gearbeitet wird — nicht, weil jemand es füttert.
Und die KI-Frage, bevor Sie sie stellen: Die Sprachmodelle laufen in den eigenen Rechenzentren der TeamHUB GmbH in Reutlingen und Altenriet in Deutschland. Im Code existiert kein Aufruf an OpenAI, Anthropic oder Google — kein Wort Ihrer Anrufe, Mails oder Diktate verlässt das System. Das ist keine Einstellung, die jemand umlegen kann, das ist die Architektur. Wie Sie diese KI Schritt für Schritt einarbeiten wie eine neue Kollegin, lesen Sie unter KI-Mitarbeiter einstellen.
Häufige Fragen zur Aufgabenverwaltung mit TeamHUB
Was unterscheidet TeamHUB von Trello oder Microsoft Planner?
In Trello oder Planner ist jede Karte Handarbeit — jemand muss sie anlegen, zuordnen und aktuell halten. In TeamHUB entstehen Aufgaben von selbst aus Anruf, E-Mail, Diktat oder Formular, mit Frist am richtigen Kontakt. Und jede Aufgabe kennt ihren Zusammenhang, weil Aufgaben, Akten und Rechnungen auf einer Datenbasis liegen. Boards, Fristen und Zuständigkeiten gibt es selbstverständlich auch.
Müssen alle Mitarbeiter mitmachen, damit sich das lohnt?
Nein — das ist der Punkt. Aufgaben entstehen auch ohne Zutun: aus Anrufen, die die Telefon-KI annimmt, aus E-Mails und aus Diktaten. Wer nur seine Liste abarbeitet, nutzt das System bereits. Ehrlich ist: Den vollen Überblick bekommen Sie, wenn Erledigtes auch abgehakt wird — das ist ein Klick im Vorgang, keine Pflegearbeit nebenher.
Sehen Mitarbeiter nur ihre eigenen Aufgaben?
Jede Aufgabe hat genau einen Verantwortlichen und eine Frist — die eigene Liste zeigt jedem, was bei ihm liegt. Daneben gibt es Boards für Team und Projekt, auf denen der gemeinsame Stand sichtbar ist. Sie als Geschäftsführer sehen den Überblick, ohne nachzufragen — Fortschritt wird sichtbar, ohne dass jemand berichten muss.
Funktioniert die Aufgabenverwaltung auch mobil?
Ja. TeamHUB läuft im Browser — am Schreibtisch, im Homeoffice und auf dem Handy, ohne Installation. Unterwegs heißt das: Aufgabe nach dem Kundentermin abhaken, neue Aufgaben per Diktat erzeugen, den Stand eines Projekts nachsehen. Die Grenze ehrlich benannt: Für konzentrierte Planungsarbeit an großen Boards bleibt der große Bildschirm der bessere Ort.
Was kostet die Einführung an Zeit und Bindung?
Das Vorstellungsgespräch dauert 45 Minuten — darin bauen wir einen echten Vorgang aus Ihrem Alltag live nach, keinen Demofall. TeamHUB arbeitet neben Ihrer Fachsoftware, nicht statt ihr; Microsoft 365 lässt sich anbinden. Und die Bindung: monatlich kündbar. TeamHUB muss sich jeden Monat neu beweisen — nicht per Vertrag, sondern im Betrieb.
Sehen statt lesen
Ein ganzer Arbeitstag, in vierzig Sekunden
Sechs Momente aus einem normalen Dienstag — die E-Mail wird zur Aufgabe, das Diktat zum Protokoll, die KI nennt die Fundstelle, die Rechnung legt sich selbst ab. Alles läuft von selbst, mit echten Ausschnitten aus dem System.
Aufgaben & Projekte
Wie viele Aufgaben Ihrer Firma existieren gerade nur in Köpfen und CC-Mails?
Bringen Sie einen echten Vorgang mit — einen Anruf, eine Mail, ein Projekt. Im Vorstellungsgespräch bauen wir ihn in 45 Minuten live in TeamHUB nach. Danach wissen Sie, ob die Aufgabe bei Ihnen von selbst entstanden wäre.
Vorstellungsgespräch vereinbarenOder rufen Sie direkt an: +49 7127 930 34 48 — MyKI nimmt ab, rund um die Uhr. Keine Warteschleife, kein Tastenmenü.