TeamHUB für die Kinder- & Jugendhilfe

Ihre Fachkräfte wollten mit jungen Menschen arbeiten. Nicht mit Formularen.

Hilfeplan-Doku am Abend, Anmeldezettel im Ordner, Diensthandy-Chaos nach Feierabend — Verwaltung frisst genau die Zeit, für die es keine Fachkräfte gibt. Träger der Kinder- und Jugendhilfe arbeiten bereits mit TeamHUB: Die Dokumentation schreibt sich tagsüber fast von selbst, und die Sozialdaten bleiben in unseren eigenen Rechenzentren in Deutschland.

Drei Situationen aus Ihrem AlltagAlle Lösungen ansehen

Sehen Sie es laufen: der Bericht schreibt sich vor

Zwei Minuten, echter Ablauf, keine Folien: Wie aus der Fallakte der Entwurf des Entwicklungsberichts entsteht — und die Fachkraft nur noch prüft und ergänzt.

Demo für Geschäftsführungen: Der Entwicklungsbericht schreibt sich aus der Akte vor (1:45)

Drei Situationen, die jede Einrichtung kennt

Nach dem Hilfeplangespräch

Die Fachkraft diktiert auf dem Rückweg. TeamHUB transkribiert und baut daraus den Vermerk nach Ihrer Vorlage — abgelegt beim richtigen Vorgang. Prüfen und ergänzen statt bei null anfangen: Der Abend gehört wieder der Familie.

Sechs Wochen vor der Ferienfreizeit

Eltern melden online an — mit Pflichtfeldern, Einverständnissen und Foto-Erlaubnis. Die Teilnehmerliste führt sich selbst, Nachrücker und Absagen laufen im selben System. Kein Zettel wird abgetippt.

Der Anruf um 21:40 Uhr

Eine Mutter ruft an, die Gruppe ist mitten im Abenddienst. MyKI nimmt ab, versteht das Anliegen und legt die Aufgabe fürs Team an — Dringendes wird morgens sichtbar, statt auf einer Mailbox zu warten.

Verwaltung, die zum Träger passt — nicht umgekehrt

Vier Stellen, an denen es bei Trägern jeden Tag klemmt — und was TeamHUB daraus macht:

Dazu die Stücke, nach denen uns Träger am häufigsten fragen: Pflichtschulungen und Kinderschutz-Unterweisungen mit Nachweis über die eingebaute Lernplattform, Zeiterfassung je Maßnahme als Grundlage für Verwendungsnachweise gegenüber Kostenträgern — und Website, Blog und Eltern-Newsletter aus demselben System, gepflegt vom Team statt von einer Agentur.

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Ihre Fachsoftware bleibt, wo sie ist

Fast jeder Träger arbeitet mit einer Fachanwendung: Hilfeplanung, Leistungsdokumentation nach SGB VIII, die Abrechnung von Fachleistungsstunden, oft auch der Dienstplan. Diese Systeme sind über Jahre auf die Anforderungen der Jugendhilfe zugeschnitten worden. TeamHUB ersetzt sie nicht — und will es nicht.

Wir sind nicht die Fachsoftware. Wir sind alles, was daneben liegt und heute auf Outlook, Excel-Listen, Papierordner und drei Messenger-Gruppen verteilt ist. Genau dort geht die Zeit verloren, die eigentlich den Kindern und Jugendlichen gehört — in der ambulanten Hilfe genauso wie in der stationären Wohngruppe oder der teilstationären Tagesgruppe.

In der Jugendhilfe hat niemand Zeit fürs Telefon

Ihre Fachkräfte sind im Hausbesuch, in der Gruppe, im Hilfeplangespräch — und genau dann ruft die Mutter an, das Jugendamt, die Schule. Beim Handwerker ist ein verpasster Anruf ein verlorener Auftrag; bei Ihnen ist er ein Vertrauensverlust bei Menschen, die sich ohnehin schwer damit tun, um Hilfe zu bitten. Das KI-Sekretariat nimmt ab, wenn niemand kann: Es hört zu, erkennt die Dringlichkeit, gibt bei einer Krise sofort an die Rufbereitschaft weiter — und legt sonst einen Rückruf mit Zusammenfassung beim zuständigen Menschen ab. Niemand muss abends ein Band abhören.

Was daneben noch liegen bleibt

  • Berichte und Vermerke, ohne sie zu tippenDer Entwicklungsbericht wird nach dem Hausbesuch aufs Handy diktiert und liegt als fertiger Text in der Akte — die Reinschrift am Abend entfällt.
  • Sozialdaten revisionssicher aufbewahrenAkten mit Aufbewahrungsfristen, nachvollziehbaren Zugriffen und einer Suche, die mit Fundstelle antwortet statt mit einer Trefferliste. GoBD-konform abgelegt, ohne dass jemand eine Ablagestruktur pflegen muss.
  • Nachweise, die von selbst erinnernErweiterte Führungszeugnisse nach § 72a SGB VIII, Betriebserlaubnis, Pflichtschulungen: hinterlegte Fristen werden rechtzeitig zur Aufgabe beim richtigen Menschen — statt aufzufallen, wenn jemand danach fragt.
  • Alle Beteiligten an einem Fall, an einer StelleJugendamt, Schule, Vormund, Ärztin, Herkunftsfamilie: wer wann womit befasst war, steht am Kontakt — nicht im Kopf der Kollegin, die gerade in Elternzeit ist.
  • Ein Zugang für Jugendamt und KostenträgerUnterlagen bereitstellen, ohne Anhänge per Mail zu verschicken — mit Protokoll, wer was wann bekommen hat.

Der Unterschied zur Fachanwendung ist damit einfach zu beschreiben: Die Fachsoftware führt den Fall. TeamHUB führt den Betrieb drumherum — und alles davon läuft in unseren eigenen Rechenzentren in Reutlingen und Altenriet, nicht in einer amerikanischen Cloud. Bei Sozialdaten junger Menschen ist das kein Nebensatz im Kleingedruckten, sondern die Voraussetzung.

Ein Bericht, vom Auto bis in die Akte

„Dokumentation per Diktat“ steht schnell auf einer Website. Deshalb hier der ganze Weg, so wie er bei einem Träger tatsächlich abläuft — Sie sollen beurteilen können, ob das zu Ihrer Arbeitsweise passt, bevor Sie mit uns sprechen — ob Sie ambulant betreuen, stationär arbeiten oder beides unter einem Dach haben.

Im Auto, nach dem Hausbesuch. Die Fachkraft öffnet TeamHUB auf dem Handy und spricht — frei, in ganzen Sätzen, mit den Umwegen und Korrekturen, die beim Sprechen eben vorkommen. Kein Formular, keine Diktierschablone, kein „Punkt, neue Zeile“. Die Aufnahme läuft, bis sie beendet wird; ob das zwei Minuten sind oder zwanzig, spielt keine Rolle.

Aus dem Gesprochenen wird ein Text. Nicht das Wortprotokoll, sondern die aufbereitete Fassung: Füllwörter raus, Halbsätze zusammengeführt, Absätze gesetzt. Wer eine Vorlage hat — Entwicklungsbericht, Verlaufsdokumentation, Krisenprotokoll —, bekommt den Text in dieser Gliederung. Das ist der Punkt, an dem die meiste Zeit gespart wird: Die Reinschrift am Abend entfällt, nicht das Tippen an sich.

Die Fachkraft liest gegen und gibt frei. Bewusst nicht automatisch. Was über einen jungen Menschen in der Akte steht, verantwortet ein Mensch — die KI liefert den Entwurf, die Freigabe bleibt bei der Fachkraft. Änderungen werden direkt im Text gemacht.

Danach liegt der Bericht dort, wo er hingehört: am richtigen Fall, mit Datum, Verfasserin und Bezug. Und weil er als Text vorliegt und nicht als Tondatei, beantwortet die Akte später Fragen dazu — dazu unten mehr.

Was der Weg nicht ist: eine Hilfeplanung. TeamHUB rechnet keine Fachleistungsstunden ab und erzeugt keine Bögen für den Kostenträger. Der Bericht entsteht hier — was Ihre Fachanwendung daraus macht, bleibt ihre Aufgabe.

Die Akte, die Fragen beantwortet — und schweigt, wenn sie muss

Sozialdaten sind der Grund, warum Träger bei Software genauer hinsehen als andere Branchen. Drei Dinge entscheiden dabei, und alle drei sind nachprüfbar:

Erstens: Ablegen darf keine Disziplin erfordern. Ein Netzlaufwerk lagert Dateien — finden müssen Sie selbst, über Dateinamen und Ordnerregeln, an die sich im Schichtbetrieb ohnehin niemand hält. Bei uns liest die KI den Inhalt der Dokumente selbst. Es gibt keine Verschlagwortung, keine Pflichtfelder, kein Ablage-Regelwerk, das jemand pflegen müsste. Dokument hinein, fertig. Gemeinsam angelegt wird zu Beginn nur eine Grundstruktur aus Archiven und Berechtigungen — damit von der ersten Minute an feststeht, wer was sehen darf.

Zweitens: Berechtigungen gelten auch für die KI-Antwort. Das ist der Punkt, an dem viele Systeme unangenehm werden. Wenn eine Mitarbeiterin fragt „Was steht im letzten Bericht zu diesem Jungen?“, antwortet die Akte nur, wenn sie den Bericht auch selbst öffnen dürfte. Wer keinen Zugriff auf einen Fall hat, bekommt ihn auch nicht über den Umweg einer Frage. Findet die KI nichts oder darf sie nichts zeigen, sagt sie genau das — statt etwas Plausibles zu formulieren.

Drittens: Fristen erinnern sich selbst. Erweiterte Führungszeugnisse nach § 72a SGB VIII, die Betriebserlaubnis, Kinderschutz-Unterweisungen, Fortbildungsnachweise: Hinterlegte Fristen werden rechtzeitig zur Aufgabe beim zuständigen Menschen — nicht zu einer Mail an alle, die jeder wegklickt. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn jemand danach fragt: Bei einer Prüfung ist die Frage nicht, ob Sie das Dokument haben, sondern ob Sie es in zwei Minuten zeigen können.

Abgelegt wird GoBD-konform, mit nachvollziehbaren Zugriffen und Aufbewahrungsfristen. Und alles davon liegt in unseren eigenen Rechenzentren in Reutlingen und Altenriet — nicht bei einem Anbieter, der „Server in Deutschland“ sagt und damit gemietete Kapazität in einer amerikanischen Cloud meint.

Der Punkt, an dem es ernst wird: die Daten junger Menschen

In der Jugendhilfe geht es um besonders schützenswerte Sozialdaten — Familiengeschichten, Diagnosen, Gerichtsbeschlüsse. Deshalb gilt bei TeamHUB ohne Ausnahme — DSGVO-konform: Alle Daten liegen in den eigenen Rechenzentren der TeamHUB GmbH in Reutlingen und Altenriet. Die KI, die beim Dokumentieren hilft, läuft dort auf unserer eigenen GPU-Infrastruktur — kein Wort geht an OpenAI, Anthropic oder Google, nichts wird für Modelltraining verwendet.

Berechtigungen regeln, welche Fachkraft welche Vorgänge sieht, und jede Änderung ist protokolliert. Die privaten Messenger-Gruppen und US-Cloud-Ablagen, die im Alltag aus Not entstehen, werden schlicht überflüssig. Wie die KI in TeamHUB arbeitet →

Sie müssen uns den Trägeralltag nicht erklären

Bei TeamHUB sitzt mit Alexandra Mollenkopf eine Unternehmerin am Tisch, die Vorständin im VPK Jugendhilfeverband Baden-Württemberg ist und seit 2007 Unternehmen aufbaut, in denen Menschen im Zentrum stehen. Wenn Sie mit uns sprechen, muss niemandem erklärt werden, was ein Hilfeplangespräch ist. Wer wir sind →

Sehen statt lesen

Ein ganzer Arbeitstag, in vierzig Sekunden

Sechs Momente aus einem normalen Dienstag — die E-Mail wird zur Aufgabe, das Diktat zum Protokoll, die KI nennt die Fundstelle, die Rechnung legt sich selbst ab. Alles läuft von selbst, mit echten Ausschnitten aus dem System.

Den Arbeitstag ansehen
Die Simulation zeigt, wie eine eingegangene Rechnung gelesen, abgelegt und zur Aufgabe wird

Fragen, die uns Träger zuerst stellen

Müssen wir unsere Fachsoftware ablösen?

Nein, und wir raten auch davon ab. Hilfeplanung, Leistungsdokumentation nach SGB VIII und die Abrechnung von Fachleistungsstunden sind über Jahre auf die Jugendhilfe zugeschnitten worden — dagegen anzutreten wäre unehrlich. TeamHUB übernimmt das, was heute daneben liegt: Berichte, Akten, Fristen, Telefon, Anmeldungen, interne Aufgaben, die Kommunikation mit Ämtern. Beides läuft nebeneinander.

Wo liegen die Daten der jungen Menschen?

In unseren eigenen Rechenzentren in Reutlingen und Altenriet. Das ist kein Hosting-Vertrag mit einem Dritten und keine EU-Region eines amerikanischen Anbieters — die Hardware gehört der TeamHUB GmbH. Auch die Sprachmodelle laufen dort; Diktate und Akteninhalte verlassen unsere Rechenzentren nicht und fließen in kein Training ein.

Wer darf welche Akte sehen?

Das legen Sie zu Beginn in einer Struktur aus Archiven und Berechtigungen fest. Entscheidend ist, dass diese Rechte auch für die KI-Antwort gelten: Wer einen Fall nicht öffnen darf, bekommt auch auf eine Frage dazu keine Auskunft. Ein Zugriff, der über eine Suchanfrage möglich wäre, aber über die Akte nicht, existiert nicht.

Schreibt die KI die Berichte über unsere Klienten?

Sie schreibt den Entwurf, nicht den Bericht. Die Fachkraft diktiert, bekommt einen aufbereiteten Text und gibt ihn frei — bewusst nicht automatisch. Was über einen jungen Menschen in der Akte steht, verantwortet ein Mensch.

Wir sind gemeinnützig. Was kostet das?

Für gemeinnützige Träger und den sozialen Bereich reduziert sich der TeamHUB-Preis um 30 % (Social-Flex-Rabatt). Abgerechnet wird je Mitarbeiter und Monat, ohne Modul-Baukasten — der Funktionsumfang ist derselbe, ob Sie am Anfang nur die Akte nutzen oder später auch Telefon und Formulare.

Müssen wir alles auf einmal einführen?

Nein. Die meisten Träger fangen mit einem Vorgang an, der besonders weh tut — häufig die Dokumentation oder die Erreichbarkeit am Telefon. Das gilt für ambulante Dienste ebenso wie für stationäre Einrichtungen; der Unterschied liegt eher darin, wie viele pädagogische Fachkräfte im Schichtbetrieb auf dieselben Unterlagen zugreifen. Die übrigen Bereiche liegen bereit, ohne dass sie genutzt werden müssen. Genau deshalb fragen wir im Erstgespräch nach Ihrem zeitfressendsten Vorgang und nicht nach einer Modulliste.

Der nächste Schritt

Bringen Sie Ihre Doku-Vorlage mit.

Im Vorstellungsgespräch bauen wir einen echten Ablauf Ihres Trägers live nach — vom Diktat bis zum fertigen Vermerk. 45 Minuten, danach wissen Sie, ob es passt.

Vorstellungsgespräch vereinbaren

Oder rufen Sie direkt an: +49 7127 930 34 48 — MyKI nimmt ab, rund um die Uhr. Keine Warteschleife, kein Tastenmenü.