KI in der Jugendhilfe: Was wir aus Berlin mitnehmen
KI-generiert mit MyKI: Sprechtext und Stimmen dieser Audiofassung wurden mit künstlicher Intelligenz erzeugt. Maßgeblich ist der geschriebene Artikel.
Dienstag, 6. Oktober, kurz vor neun. Saal im Holiday Inn Berlin City West, die Namensschilder liegen noch akkurat auf den Tischen, vorne der Beamer, daneben zwei Schilder: „Max Fietkau", „Alexandra Mollenkopf". Wenig später ist der Saal voll, und wir stellen die Frage, die den ganzen Vortrag trägt: „Wer von Ihnen hat KI schon genutzt?" Und gleich danach die zweite: „Und wer im Dienst?"
Die zweite Frage ist die unbequeme. Denn sie trennt zwei Welten: die Fachkraft, die abends privat ChatGPT einen Elternbrief vorformulieren lässt, und den Träger, der offiziell „noch prüft".
Kurz vor dem Start: der Saal der Fachtagung des Deutschen Vereins in Berlin. (KI-bearbeitet, Namensschilder unkenntlich gemacht)
Worum es in Berlin ging
Der Deutsche Verein für öffentliche und private Fürsorge hatte vom 5. bis 7. Oktober 2026 zur Fachtagung „Künstliche Intelligenz trifft Kinder- und Jugendhilfe: KI & digitale Technologien in Verwaltung, Fallarbeit und Angeboten" eingeladen. Im Saal: Vertreterinnen und Vertreter von Ländern, Kommunen und freien Trägern, aus Verbänden, Wissenschaft und Praxis.
Das Programm war bewusst breit. Es ging um digitale Beratung, um Fachlichkeit und Verantwortung, um KI in der Fallarbeit — und mit dem Vortrag von Daniel Hahn (Erzb. Kinderheim Haus Nazareth) um Leitlinien für den Einsatz von KI „im Dienst der Menschen". Unser Beitrag am Dienstagmorgen hieß „KI im Sozialwesen: Von der Theorie zur täglichen Umsetzung". Am Nachmittag folgte unser Workshop „KI-Assistenz in der Verwaltung".
Wir möchten hier nicht den Vortrag nacherzählen. Sondern das, was hängen geblieben ist — und was Sie morgen in Ihrer Einrichtung anfangen können, egal mit welchem Werkzeug.
Die Technik ist nicht das Problem
Lassen Sie uns ehrlich sein: An der Technik scheitert heute kaum ein KI-Projekt. Die Werkzeuge sind da, die Jugendlichen sind ohnehin schon weiter. Laut JIM-Studie 2025 haben 84 Prozent der 12- bis 19-Jährigen ChatGPT bereits genutzt, die Hälfte mehrmals pro Woche.
Aus dem Vortrag: Wie Jugendliche KI nutzen (Quelle: JIM-Studie 2025, mpfs).
Und in den Organisationen? Laut Bitkom wurde 2025 nur ein Fünftel der Berufstätigen von ihrem Arbeitgeber im KI-Einsatz geschult. Bei 70 Prozent gibt es gar kein Angebot — obwohl der EU AI Act seit Februar 2025 von jedem Unternehmen, das KI einsetzt, ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten verlangt.
Woran es tatsächlich hakt, haben wir in Berlin an vier Punkten festgemacht:
Tool vor Prozess. Software wird gekauft, bevor der Ablauf verstanden ist.
Datenschutz lähmt. Unsicherheit führt zu Verboten statt zu Lösungen — und die Nutzung wandert in den privaten Account.
Die Fachkräfte bleiben außen vor. Wer nicht mitgenommen wird, lehnt ab.
Insellösungen. Ein Tool für Protokolle, eins für Übersetzungen, eins für Recherche — keines hängt am Arbeitsalltag.
Der Engpass ist Organisation, Recht und Kultur – nicht die Technik.
„Das Zeitinvest: überschaubar und planbar" — wie viel Aufwand der Einstieg wirklich kostet. (KI-bearbeitet, Gesichter und Namen unkenntlich gemacht)
Was die Workshop-Teilnehmer wirklich umgetrieben hat
Am Nachmittag im Workshop wurde es konkret. Wir haben die Teilnehmenden ihre eigenen Anwendungsfälle mitbringen lassen. Zwei Themen standen bei fast allen ganz oben — und keines davon war „Texte schreiben".
1. Aufwendige Standardprozesse automatisieren.
Gemeint sind die Abläufe, die jede Woche gleich laufen und trotzdem Stunden fressen: Eingänge sichten und zuordnen, Gesprächsnotizen in ein Protokoll überführen, Vorlagen ausfüllen, Fristen nachhalten, Informationen von einem System ins nächste tragen. Fachlich anspruchslos, organisatorisch zäh.
2. Informationen verdichten — als transparente Entscheidungsgrundlage.
Leitungskräfte und Fachkräfte ertrinken nicht in zu wenig, sondern in zu viel Information: Akten, Berichte, Mails, Protokolle. Der Wunsch war klar formuliert: Die KI soll zusammenfassen, ordnen und das Wesentliche sichtbar machen — aber so, dass nachvollziehbar bleibt, woher jede Aussage stammt. Die Entscheidung trifft der Mensch. Ein typischer Fall aus dem Workshop: sich einen Überblick über eine große Menge von Akten verschaffen, ohne jede einzelne von vorn bis hinten lesen zu müssen.
Beides lässt sich heute abbilden. Wir konnten im Workshop jeden mitgebrachten Use Case mit TeamHUB umsetzen — auch den Überblick über einen großen Aktenbestand. Aber dazu gleich — erst das, was Sie auch ohne uns tun können.
So fangen Sie an — mit jedem Werkzeug
Die Roadmap aus dem Vortrag: erst alltagstauglich, dann für alle.
1. Use Cases zuerst, Tool danach.
Setzen Sie sich mit drei bis fünf Mitarbeitenden zusammen, die den Alltag kennen. Eine Frage: „Was machen wir jede Woche, das uns Zeit kostet und keine Fachlichkeit braucht?" Schreiben Sie die Antworten auf. Das ist Ihre Liste.
2. Pro Use Case ein kleines Pilotteam.
Eine verantwortliche Person plus zwei bis drei Mitarbeitende, die im Alltag mittesten und ehrlich Rückmeldung geben. Wer den Schmerz kennt, trägt die Lösung später auch.
3. Bei der Verdichtung: Quelle sichtbar, Mensch entscheidet.
Jede Zusammenfassung, die als Entscheidungsgrundlage dient, braucht drei Dinge: einen Verweis auf die Ursprungsdokumente, eine klare Kennzeichnung „KI-Entwurf" und eine Fachkraft, die prüft und verantwortet. Ohne diese drei ist eine Zusammenfassung keine Entscheidungsgrundlage, sondern ein Gerücht.
4. Datenschutz vor dem ersten Klick klären.
Bevor Sozialdaten in ein KI-Werkzeug gehen, sollten diese Fragen beantwortet sein:
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO?
Stehen die Server in Deutschland bzw. der EU — und unterliegt der Anbieter keiner Zugriffspflicht nach fremdem Recht?
Werden Eingaben zum Training verwendet? (Die Antwort muss „nein" lauten.)
Sind Sozialdatenschutz (§§ 61 ff. SGB VIII, § 35 SGB I) und Schweigepflicht (§ 203 StGB) gewahrt?
5. Das Zeitinvest ehrlich rechnen.
Unsere Erfahrungswerte: zwei Stunden Kick-off mit dem Team, vier Wochen lang eine Stunde Abstimmung im Pilotteam, rund eine Stunde Bau und Nachjustierung pro Assistent, eine Stunde Rollout. Je Fachkraft sind das etwa drei Stunden. Wenn ein Protokoll danach 30 statt 60 Minuten braucht, ist das nach sechs Protokollen wieder drin.
Das Zeitinvest: 11 Stunden im Pilotteam, 3 Stunden je Fachkraft.
6. Erst alltagstauglich, dann für alle.
Ausgerollt wird erst, wenn der Use Case im Pilotteam wirklich trägt. Danach bauen geschulte Key User selbst weitere Assistenten — das Wissen bleibt im Haus.
Kein Automatismus bei fallrelevanten Einschätzungen: Die KI bereitet vor, die Fachkraft entscheidet.
Wie wir das in TeamHUB lösen — und warum so
Unsere Antwort auf die beiden Workshop-Themen ist keine einzelne Funktion, sondern eine Entscheidung: alles auf einer Plattform. Kontakte, Akten, Dokumente, Mails, Aufgaben, Gesprächsaufnahmen — und die KI-Assistenz MyKI sitzt mittendrin.
Für die Automatisierung heißt das: Ein Gespräch wird mit REC aufgenommen und transkribiert, ein eigener Agent macht daraus das fertige Protokoll in Ihrer Vorlage und Ihrem Erscheinungsbild, und Abläufe, die immer gleich laufen, übernehmen Workflows. Kein Kopieren zwischen fünf Programmen.
Für die Verdichtung heißt das: MyKI arbeitet auf Ihren eigenen Dokumenten und Daten, kennt per globalem Prompt Ihren Träger und Ihre Rolle und verweist auf die Quellen, aus denen eine Zusammenfassung entsteht. Genogramme und Grafiken entstehen auf Knopfdruck, die Rechtsgrundlagen liegen griffbereit im Arbeitskontext.
Was MyKI in der Praxis übernimmt – alles DSGVO-konform, made in Germany.
Warum dieser Weg? Weil Insellösungen genau das Problem sind, das wir in Berlin beschrieben haben. Eine KI, die Ihre Akten nicht kennt, kann sie nicht verdichten. Und ein Assistent, der nicht im System sitzt, in dem gearbeitet wird, automatisiert nichts — er verschiebt die Arbeit nur.
Zugegeben: Dieser Weg hat seinen Preis. Wir betreiben unsere KI in Deutschland, auf eigener Infrastruktur, ohne Training mit Ihren Daten. Das ist aufwendiger, als einfach die Schnittstelle eines großen US-Anbieters anzuschließen. Und wir begleiten jede Einführung als Partner, nicht als Lieferant — das kostet uns Zeit, die wir nicht in Lizenzen umrechnen können. Dafür bekommen unsere Kunden etwas, das in der Kinder- und Jugendhilfe nicht verhandelbar ist: Datenschutz ist Kinderschutz.
Selbsttest: Wo steht Ihre Einrichtung?
Wissen Sie, welche KI-Werkzeuge Ihre Mitarbeitenden heute schon nutzen — auch privat für dienstliche Aufgaben?
Gibt es eine schriftliche Regel, was in ein KI-Tool darf und was nicht?
Haben Sie Ihre drei größten Zeitfresser benannt?
Ist für jeden Use Case eine verantwortliche Person bestimmt?
Können Sie bei jeder KI-Zusammenfassung sagen, aus welchen Dokumenten sie stammt?
Sind Ihre Mitarbeitenden im Sinne von Art. 4 AI Act geschult?
Wenn Sie mehr als zweimal mit „nein" antworten, sind Sie in guter Gesellschaft. Aber Sie wissen jetzt, wo Sie anfangen.
Zurück zur zweiten Frage
„Und wer im Dienst?" — die Frage wird sich in den nächsten Jahren von selbst erledigen. Die Frage ist nur, ob Ihre Fachkräfte dann mit einem Werkzeug arbeiten, das Sie ausgewählt, geprüft und eingeführt haben. Oder mit dem, was gerade auf dem privaten Handy ist.
Danke an den Deutschen Verein für die Einladung, an alle Referentinnen und Referenten für drei dichte Tage — und an die Teilnehmenden im Workshop für ihre Anwendungsfälle. Die waren besser als jede Folie.
Quellen & Weiterlesen
Fotos und Folien: TeamHUB, Fachtagung des Deutschen Vereins, Berlin, 6. Oktober 2026. Hinweis: Die Fotos wurden KI-gestützt bearbeitet (Zuschnitt, Belichtung, Farbe, Schärfe). Gesichter und Namen von Teilnehmenden wurden zum Schutz ihrer Privatsphäre unkenntlich gemacht. Bildinhalte wurden nicht hinzugefügt oder verändert.
Max Fietkau
Max Fietkau ist CEO der TeamHUB GmbH und Inhaber von max-f it solutions. Mit über 20 Jahren Erfahrung in der IT-Infrastruktur und Softwareentwicklung hat er eine klare Mission entwickelt: Technologie soll Menschen dienen, nicht überfordern.
Als ausgebildeter Fachinformatiker für Systemintegration hat er sich auf die Entwicklung robuster, skalierbarer Softwarelösungen spezialisiert – besonders im Bereich künstlicher Intelligenz und Unternehmens-IT-Architekturen. Doch für Max ist technische Exzellenz nur die halbe Miete. Was ihn antreibt, ist die Überzeugung, dass gute Software intuitiv, benutzerzentriert und einfach zugänglich sein muss – unabhängig vom technischen Vorwissen der Nutzer.
Als technischer Kopf hinter TeamHUB hat Max maßgeblich dazu beigetragen, eine Plattform zu schaffen, die nicht nur funktional ist, sondern Freude bei der Nutzung bereitet. Sein Ansatz: Komplexe Technologie so zu gestalten, dass sie im Hintergrund verschwindet und Menschen ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – ihre Arbeit, ihre Ideen, ihre Ziele.
Für Max ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Er versteht Infrastruktur als Rückgrat digitaler Transformation und setzt sich dafür ein, dass Technologie Werkzeug, nicht Hürde ist. Mit seinem Blog möchte er genau das vermitteln: Technik verstehen, ohne erschlagen zu werden. Denn nur wer Technologie versteht, kann sie souverän nutzen – und genau das ist sein Ziel für jeden TeamHUB-Nutzer.
Alexandra Mollenkopf
Alexandra Mollenkopf ist eine visionäre Führungskraft und Sozialunternehmerin, die seit 2012 mit Leidenschaft Unternehmen gestaltet, in denen Menschen im Zentrum stehen. Als CEO von flink+fleißig GmbH und seit 2025 auch CEO von TeamHUB GmbH, vereint sie innovative Geschäftsmodelle mit tiefem sozialem Engagement. Mit einem Bachelor of Business CCI und jahrzehntelanger Praxis in Führung- und Teamentwicklung hat sie sich als Expertin für die gelingende Verbindung von Mensch und Technik etabliert – immer mit dem Ziel, zukunftsfähige Organisationen zu schaffen, in denen Human Resources als wertvollstes Gut ernstgenommen und gefördert werden.
Als Vorständin des VPK Jugendhilfeverband Baden-Württemberg seit 2024 setzt sie sich aktiv dafür ein, dass Kinder, Jugendliche und ihre Familien – unabhängig von Herkunft oder Lebensumständen – eine faire Chance auf eine selbstbestimmte Zukunft erhalten. Ihre Arbeit zeichnet sich durch Empathie, Klarheit und mutiges Handeln aus. Alexandra glaubt daran, dass wirtschaftlicher Erfolg und gesellschaftliche Verantwortung nicht nur vereinbar, sondern unteilbar sind – und lebt diesen Anspruch täglich in ihrer Unternehmensführung und ihrem Engagement.
Kommentare (0)
Noch keine Kommentare. Seien Sie der Erste!